MenageProg ou le tableur : que choisir pour planifier ses agents de propreté ?

Ce que le tableur fait bien pour un planning de nettoyage

Le tableur a des atouts sérieux. Il ne coûte rien de plus si la suite bureautique est déjà installée, il se plie à toutes les habitudes et il se partage par courrier électronique ou dans un dossier en ligne. Un gérant méthodique construit en une soirée une grille avec ses sites en lignes, les jours en colonnes et le nom de l'agent dans chaque case. Les formules calculent ensuite le total d'heures prévues par agent, ce qui aide à préparer la paie et à repérer un agent surchargé.

• aucun abonnement, un fichier qui reste chez vous ;
• colonnes, couleurs et calculs entièrement libres ;
• impression facile d'un planning hebdomadaire à afficher ;
• outil déjà connu, sans formation ni prise en main.

Pour une entreprise de deux ou trois agents, avec des sites stables et un gérant qui passe lui-même sur le terrain, un fichier bien tenu peut suffire longtemps. Notre article sur l'organisation du planning des agents de ménage décrit d'ailleurs une méthode qui fonctionne sur n'importe quel support.

Là où le tableur atteint ses limites sur le terrain

La première limite est la diffusion. Un planning dans un tableur vit sur l'ordinateur du bureau. Pour que l'agent le connaisse, il faut l'imprimer, le photographier ou l'envoyer par message. Dès qu'un remplacement change une case, la version envoyée la veille est fausse, et personne ne sait plus laquelle fait foi. Les appels du matin reprennent.

La deuxième limite est le pointage. Le tableur enregistre ce qu'on y tape, pas ce qui s'est passé. Les heures réelles arrivent par feuille papier ou par SMS, puis quelqu'un les recopie en fin de mois, de mémoire ou d'après des notes approximatives. C'est précisément ce que décrit notre article sur le suivi des heures sans feuille de pointage : la ressaisie ajoute ses erreurs à celles de la collecte.

Enfin, le tableur ne prévient de rien. Si un agent ne se présente pas sur un site à six heures, le fichier reste identique. Vous l'apprenez par le client, souvent trop tard pour envoyer un remplaçant.

Ce qu'apporte un outil dédié comme MenageProg

MenageProg a été construit autour de trois gestes : affecter un agent à un site, laisser l'agent pointer son arrivée et son départ depuis son téléphone, et voir en temps réel qui est où. Les récurrences se définissent une fois par site et le planning se déroule ensuite sans ressaisie. Chaque agent consulte sa tournée à jour, avec les consignes d'accès et le cahier des charges rattachés au chantier.

• planning consultable sur le téléphone, toujours dans sa dernière version ;
• heures d'arrivée et de départ enregistrées sur place ;
• alerte si aucun pointage n'arrive à l'heure prévue sur un site ;
• comparaison des heures réalisées et du temps facturé, chantier par chantier.

Coût, dépendance et données : ce qu'il faut accepter de chaque côté

Le tableur est gratuit mais il consomme du temps : celui de la mise à jour, de l'envoi aux agents, de la collecte des heures et de la ressaisie. Il ne trace pas non plus qui a modifié quoi, ce qui affaiblit vos relevés si un agent conteste ses heures ou si un client doute d'un passage. Le simulateur de rentabilité d'un chantier montre à quel point la fiabilité des heures pèse sur la marge d'un contrat.

MenageProg suppose un abonnement mensuel et l'acceptation de confier ses données à un service en ligne, avec la dépendance que cela implique. Les exports permettent de récupérer les plannings et les pointages, mais il faut y penser si vous quittez le service. Il demande aussi que chaque agent dispose d'un téléphone et accepte de pointer, ce qui se prépare en réunion plutôt que par message. Ce sont des contreparties réelles à mettre en face du temps rendu et des heures fiables.

Le comparatif en un tableau

Notre verdict