Ce modèle s'adresse aux entreprises de ménage et de propreté qui ouvrent un nouveau site ou qui doivent envoyer un remplaçant sur un chantier qu'il ne connaît pas. Il rassemble sur une page ce que l'agent doit savoir avant d'entrer dans les locaux et rappelle les règles de pointage et de signalement. Il facilite l'accueil décrit dans la fidélisation des agents et la réaction rapide en cas d'absence sur un chantier. Il se remplit en deux exemplaires, un pour le dossier du site, un pour l'agent.
La présente fiche décrit le site désigné ci-dessus et les conditions dans lesquelles l'entreprise y réalise ses prestations de nettoyage. Elle est remise à tout agent amené à intervenir sur ce site, titulaire ou remplaçant, avant sa première intervention. Elle résume les informations pratiques et les consignes du client ; elle ne remplace ni le cahier des charges, qui reste le document de référence pour l'étendue des prestations, ni le contrat de travail de l'agent, ni le règlement intérieur de l'entreprise.
L'agent utilise exclusivement les accès indiqués sur cette fiche et les moyens d'ouverture qui lui ont été confiés. Les clés, badges et codes ne sont ni prêtés, ni copiés, ni notés sur un support laissé sur place. Toute perte, tout dysfonctionnement d'alarme ou toute anomalie constatée à l'arrivée, porte ouverte, dégât, présence inattendue, est signalé sans délai au responsable de l'entreprise, qui prévient le client. L'agent respecte les zones interdites ou particulières mentionnées ci-dessus et ne manipule pas les équipements du client en dehors des consignes.
Les zones et tâches listées sur cette fiche résument le cahier des charges convenu avec le client pour ce site. L'agent réalise à chaque passage l'ensemble des tâches prévues, dans le créneau indiqué, et effectue les tâches à fréquence longue selon le rythme mentionné. Toute demande supplémentaire formulée directement par le client ou ses occupants est transmise au responsable de l'entreprise avant d'être réalisée, afin que le cahier des charges et, s'il y a lieu, la facturation soient mis à jour.
L'agent enregistre son heure d'arrivée et son heure de départ à chaque passage, selon le mode de pointage en vigueur dans l'entreprise : application mobile, feuille de pointage ou registre du site. En cas d'impossibilité, téléphone déchargé ou absence de réseau, il note les heures et prévient le responsable le jour même pour régularisation. Ces relevés servent au calcul des heures de l'agent et attestent du passage auprès du client ; leur exactitude protège l'agent autant que l'entreprise.
Tout élément empêchant la bonne exécution de la prestation, local inaccessible, matériel manquant, produit épuisé, dégât constaté, fuite ou panne, est signalé au responsable de l'entreprise dès le passage concerné, avec si possible une photo. L'agent ne quitte pas un site en laissant une situation dangereuse sans l'avoir signalée. Les remarques des occupants sont notées et transmises sans être discutées sur place. Ces signalements sont conservés dans le dossier du site et peuvent être communiqués au client.
L'agent qui ne peut pas assurer un passage prévient le responsable de l'entreprise le plus tôt possible, et au plus tard avant l'heure de début du créneau, pour permettre l'envoi du remplaçant désigné. Le remplaçant reçoit cette fiche, les moyens d'accès et le contact sur place avant d'intervenir. Les conditions de prévenance et de justification des absences restent celles du contrat de travail et de la convention collective applicable, à vérifier selon les textes en vigueur.
Les informations figurant sur cette fiche, codes, contacts, organisation des locaux, sont confidentielles et ne sont pas divulguées en dehors de l'entreprise. La fiche est relue et mise à jour à chaque changement de consigne, d'accès ou de contact, et au minimum à chaque renouvellement du contrat avec le client ; l'ancienne version est retirée à l'agent et détruite. La date de dernière mise à jour figure en bas de page.
L'agent reconnaît avoir reçu cette fiche, l'avoir lue et avoir visité le site avec un responsable ou un agent expérimenté à la date indiquée. Le responsable de l'entreprise atteste lui avoir remis les moyens d'accès listés. Fait en deux exemplaires, à la date et au lieu indiqués. Nom, date et signature de l'agent ; nom, date et signature du responsable de l'entreprise.
MenageProg aide les entreprises de ménage et de propreté à planifier leurs interventions, pointer leurs agents et suivre chaque chantier, sans papier ni appels à rallonge.
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